DI COSA PARLIAMO QUANDO PARLIAMO DI ASSISTENTE VIRTUALE?

Se ti trovi qui sul mio sito e stai leggendo questa pagina, è molto probabile che tu stia cercando di capire chi è e cosa fa un’assistente virtuale.
Quella dell’assistenza virtuale è una professione ancora relativamente nuova per l’Italia, dove siamo ancora in poche/i ad offrire questo tipo di servizi. Nei paesi anglosassoni invece è una realtà affermata già da molti anni.

Assistente virtuale: chi è e cosa fa?

Un’assistente virtuale è una professionista indipendente che lavora on demand per singoli clienti offrendo da remoto servizi di assistenza personalizzati, proponendo un supporto in diversi ambiti da concordare con i propri clienti, a seconda delle proprie competenze, solitamente su base oraria. 

È importante non confondersi pensando a tecnologie come i software presenti nella maggior parte dei nostri smartphone, o in altre apparecchiature che sono molto di tendenza. Non stiamo parlando di scatoline dal design accattivante a cui chiedere di accendere la luce o di cercare una canzone romantica da suonare per una cenetta a lume di candela (dopo averci aiutato a trovale la migliore ricetta per un piatto esotico vegetariano)!

Un’assistente virtuale è una persona in carne e ossa che può supportare da remoto liberi professionisti e imprenditori, una risorsa preziosa con cui collaborare per organizzare in maniera più efficace e produttiva il lavoro!

La tecnologia è un alleato fondamentale, non disprezziamola, perché è grazie ad essa che si sta compiendo una rivoluzione nel modo di intendere le collaborazioni di lavoro. Molti professionisti o imprese infatti grazie a Internet possono avvalersi di un supporto di altissima qualità da remoto, per i progetti e per il tempo necessario, senza avere per forza una o più persone presenti in ufficio tutto il giorno, tutti i giorni.

L’assistente virtuale è una professionista autonoma che lavora a distanza, solitamente da casa propria o da uno spazio di coworking, collegandosi con i propri clienti per telefono o in videochiamata, condividendo con loro i documenti su un sistema di archiviazione in cloud, in maniera da essere sempre presente, anche se non fisicamente, assieme alle persone con cui collabora. 

Gli ambiti di azione sono i più disparati e rispecchiano il background di competenze ed esperienze, di studio e di lavoro, dell’assistente virtuale. La maggior parte degli assistenti virtuali ha alle spalle un passato di lavoro da dipendente, durante il quale ha approfondito e sviluppato le proprie competenze, e proprio queste competenze affinate ed acquisite nel tempo diventano la loro specializzazione di settore. Alcune assistenti virtuali possono avere esperienza di web design, altre di social media management, altre ancora sono esperte di video editing o di podcast, e così via per numerosissimi settori.

A chi interessa collaborare con un’assistente virtuale?

Tutti i liberi professionisti e piccole imprese sanno quante attività ci siano da svolgere durante una giornata lavorativa. Ci sono riunioni da organizzare, mail a cui rispondere, feedback da fare avere ai propri collaboratori o clienti, scadenze da rispettare, documenti da preparare. Questo elenco può continuare a piacere e ad oltranza, la lista delle cose da fare tende di solito all’infinito.

Quante di queste attività, però, devono essere davvero svolte direttamente da un libero professionista, e quante invece potrebbero essere portate a termine anche da un’altra persona, che sia stata debitamente informata dei contenuti e dello stato dei progetti? Non sarebbe bello che potersi occupare solo delle attività più importanti e che costituiscono il cosiddetto core business, lasciando invece che sia un collaboratore ad occuparci di quello che ci porta via tempo o non ci piace?
Questo è il momento in cui diventa fondamentale affidarsi alla collaborazione esperta di un’assistente virtuale. Una volta capito quali sono le attività che non dobbiamo svolgere per forza di persona, o che davvero non ci piacciono e che volentieri vorremmo affidare a qualcun altro, ecco che entra in gioco l’assistente virtuale.

Le basi della collaborazione con un’assistente virtuale

Chiaramente un concetto fondamentale per approcciarsi alla collaborazione con un’assistente virtuale ( ma questo vale in generale anche per qualsiasi altro nostro collaboratore che sia anche fisicamente presente con noi in ufficio, siamo onesti!) è quello della delega, che va a braccetto anche con quello di fiducia.

Affidarsi al supporto di un’assistente virtuale significa fondamentalmente delegare le attività che non possiamo / vogliamo portare a termine di prima persona, e per fare questo è necessario essere a proprio agio con il lasciare ad un’altra persona che non siamo noi il controllo dell’attività delegata. Ognuno di noi, specialmente se libero professionista, è per ovvi motivi tentato di mantenere un controllo totale su ogni aspetto della propria attività, ma nel momento in cui si arriva a delegare l’attività ad una persona altra da noi è molto importante essere a proprio agio con il lasciare andare almeno in parte il controllo su ogni singolo dettaglio. 

Il secondo passo importante è quello della fiducia: una volta deciso di delegare un’attività, ed aver trovato la persona che ha le caratteristiche adatte ad occuparsene, per competenza, esperienza e per affinità personale, è necessario avere fiducia in quella persona, fidarsi che il lavoro verrà fatto e che sarà svolto come richiesto. Proprio grazie alla tecnologia ci sono innumerevoli possibilità per tenere i contatti con i propri collaboratori da remoto e verificare quante sono state effettivamente lavorate, quanti e quali documenti sono stati prodotti e così via. Un’assistente virtuale professionista ed onesta sarà la prima a proporre un’adeguata serie di report al proprio committente, mettendolo così in grado di verificare di persona e rendersi conto di quali incarichi sono stati portati a termine e come, constatando quindi anche il rispetto degli accordi presi all’inizio della collaborazione.
L’ingrediente finale di questa ricetta è la disponibilità a parlare con la tua assistente virtuale, specialmente quando entrambi starete ancora prendendo le misure dalla collaborazione è molto importante chiarirsi, chiedere quello che non si è capito, fornire tutti i dettagli e tutte le informazioni che riteniamo necessarie. Dopo il primo rodaggio iniziale sarà poi tutta discesa!

E io che tipo di assistente virtuale sono?

Nella mia vita precedente sono stata per tanti anni una assistente di alta direzione (o executive assistant, se vogliamo essere più internescional che qui sull’internet fa molto wow effect!), perché ho lavorato per molti anni in grandi aziende sia in Italia che in Germania . Ho assistito direttori e anche amministratori delegati in aziende internazionali molto grandi e anche piuttosto famose, e le cose che ho imparato sono tante, non solo tecniche. 

Sicuramente quello che ho maggiormente imparato è mantenere il focus su quello che sto facendo, malgrado l’ambiente che mi circonda. In realtà è una caratteristica che ho sempre avuto, quando ero all’università mi concentravo al meglio nel caos studiando al bar! Quando sono concentrata su un argomento ed ho chiaro cosa devo fare, non c’è nulla che mi distolga dal portare a compimento l’incarico. 

Un‘altra caratteristica che ho sviluppato fortemente nei miei anni da dipendente è quella di riuscire a lavorare in un team. Nessuno di noi è un’isola e collaborando con gli altri si possono raggiungere risultati eccellenti. Quello che amo del lavorare in team è la collaborazione, unire gli sforzi e le competenze di tutti per arrivare insieme all’obiettivo e tendere una mano, se qualcuno rimane indietro. L’unione fa la forza!

E poi ho imparato che l’imprevisto è sempre dietro l’angolo, per cui una pianificazione ferrea è d’obbligo, assieme ad un piano B (ma anche quello C a volte non guasta) coi fiocchi!

Per questi motivi:

• posso aiutarti a organizzare i tuoi appuntamenti occupandomi del tuo calendario: addio corse contro il tempo!

• posso gestire le tue email e in generale i contatti con i tuoi clienti, da quando chiedono informazioni per la prima volta a quando diventano clienti affezionati

• posso aiutarti a gestire i tuoi progetti come project manager, per non perdere nessuna delle comunicazioni fra te e i tuoi collaboratori

• posso aiutarti ad organizzare i tuoi documenti archiviandoli in modo che tu possa trovarli sempre anche ad occhi chiusi, con una mano dietro la schiena e facendo una piroetta

• Posso supportarti quando devi organizzare un meeting o prenotare un viaggio di lavoro, curando ogni dettaglio, dalla ricerca della location al gadget per i partecipanti

• Ho sempre avuto una grandissima passione per le lingue straniere che studio da sempre. È un amore assolutamente ricambiato che mi accompagna ancora oggi e per questo motivo posso aiutarti svolgendo tutti gli incarichi di cui ho parlato qui sopra in inglese o in tedesco, perché sono le lingue in cui ho lavorato per anni. Mai più incomprensioni con i tuoi clienti stranieri per colpa dei false friends!

• posso aiutarti a tradurre in italiano da entrambe le lingue e viceversa: sei pronto ad avere clienti da tutto il mondo?

Photo by Kaitlyn Baker on Unsplash
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